Проектный учет

 Что такое проект в АУРА.3?

Проект – это работа или группа связанных друг с другом работ (в рамках одной рекламной компании), которые выполняются для клиента.

Характеристики проекта:

• Клиент
• Рекламируемый бренд
• Вид выполняемых работ (вид СМИ по которым производится размещение)
• Ограниченный период и непрерывность рекламной компании

За проектом закрепляется Эккаунт – менеджер, который взаимодействует с клиентом и Баеры – менеджеры, которые взаимодействуют с подрядчиками.

Бюджет проекта состоит из набора работ, которые описывают фактически выполняемые работы по проекту и так же описывают суммы доходов и затрат по работе.

 Что такое проектная работа и чем она отличается от проекта?

Бюджет проекта состоит из набора работ, которые характеризуются:

• описанием и сроком выполнения работы
• для рекламного размещения указывается носитель, на котором производится размещение
• описание доходов
  • плательщик
  • сумма доходов в валюте расчетов с клиентом
• описание затрат
  • подрядчик
  • сумма затрат в валюте расчетов с подрядчиком
• За каждой работой закрепляется ответственный (Баер)

 Когда признаются доходы и затраты по проектам?

Проектная работа – это аналог бухгалтерского акта выполненных работ. Именно по этой работе производится признание доходов и затрат по проекту.

В отличии от бухгалтерских актов проектная работа закрывает работы как с клиентом, так и с подрядчиком.

Признание доходов и затрат производится одновременно в момент закрытия работы.

 Что, если проект длится несколько месяцев?

Стандартный период финансовой отчетности системы АУРА.3 – 1 месяц. Поэтому, если некоторая работа (например размещение а прессе или в интернете) длится более 1 месяца – необходимо разбивать эту работу помесячно.

Если размещение понедельное и эта неделя попадает на два месяца сразу, то эккаунт должен принимать решение на какой месяц относить это размещение или разбивать работы на две.

 Что, если в рамках одного проекта выполняется несколько видов работ?

У проекта в заголовке определяется основное направление проекта (например, «Размещение на ТВ»). Если помимо размещения имеются еще вспомогательные работы (например «Адаптация ролика»)  и доля в бюджете проекта таких работ не велика – их можно включить в один проект.

Если для клиента выполняется комплексная рекламная компания (Например, размещение на ТВ, в пресса, на наружных носителях) – для каждого вида СМИ лучше создать отдельный проект.

 Кто отвечает за выполнение проекта?

Зона ответственности за проект делится на две части:

• за доходную часть  и все взаимоотношения с клиентом отвечает Эккаунт проекта
  • он создает проект
  • вводит доходный бюджет
  • выставляет счета клиенту
  • контролирует оплаты от клиента
  • контролирует своевременность выполнения работ по проекту
• за затратную часть и все взаимоотношения с подрядчиком отвечает ответственный по работе (Баер)
  • вносит затратные суммы по проектному бюджету
  • вводит заявки на оплату подрядчикам
  • контролирует проведение оплат подрядчикам
  • отвечает за корректировку затратных сумм
  • по одному проекту может быть несколько ответственных (например по одному за каждую работу)
  • так же ответственным можно назначить Эккаунта проекта

 Можно ли как-то зафиксировать бюджет проекта от дальнейших изменений?

После закрытия проектных работ, эти работы уже не может изменить ни эккаунт, ни ответственный по работе.

Для внесения корректировок, нужно привлекать финансового менеджера.

 Как можно откорректировать уже утвержденный бюджет проекта?

Бюджет проекта утверждает директором компании. Но, на практике, бюджет часто меняется в процессе выполнения.

Система АУРА.3 позволяет следующие варианты:

• любые изменения утвержденного бюджета, требуют переутверждения;
• переутверждение требуется, если доходы или затрат по проекту меняются более установленного порогового значения
• изменения в утвержденных бюджетах вносятся без переутверждения, но потом можно построить отчет-сравнения утвержденного и фактического бюджетов.

 Что, если через месяц возникла необходимость внести корректировки в проект, а отчеты уже сданы?

В бюджет проекта можно вносить работы с отрицательными суммами. Это позволяет корректировать бюджеты проектов уже по закрытым отчетным периодам.

 Как выставить счета клиенту?

• Счет клиенту выставляется Эккаунтом проекта
• Счет выставляется после создания и утверждения бюджета проекта
• Для выставления счета создается «Форма №2» - заявка на выставление счета клиенту
• Форма №2 создается как для выставления счета, так и для планирования графиков входящих платежей по проектам
• По одной проектной работе можно содать несколько Формы №2 (например, если клиент платит частями)
• Одна форма №2 может ссылаться сразу на несколько проектных работ. Например если клиент платит одним счетом за весь проект, который содержит несколько работ.

 Как выставить счет по нескольким работам?

Часто возникает необходимость выставить один счет за весь проект.
Система АУРА.3 позволяет выставить один счет (создать Форму №2) по нескольким работам.

Иногда клиент оплачивает одним счетом за комплексные работы (которые в системе представлены несколькими проектами).
Система АУРА.3 позволяет привязать к одной Ф2 работы из разных преоктов.

 Можно ли привязать к одной работе несколько счетов?

Да. По каждой работе можно создать сразу несколько Ф2. Таким образом, можно описать график входящих платежей по проектам.
Система контролирует и не позволяет создать Ф2 на большую сумму, чем сумма работы.

 Как составить график исходящих платежей?

• Формы №3 – заявки на исходящие платежи вносит ответственный по работам, на основании счетов, полученных от подрядчиков
• Так же как и с Ф2, Ф3 может быть привязана к нескольким работам или даже нескольким проектам. Главное, чтоб в работах был один и тот же ответственный и подрядчик.
• Если оплата подрядчику будет осуществляться частями – система АУРА.3 позволяет создать несколько Ф3 по одной работе.

 Создание сложных Ф3

Часто крупные сейлзхаузы выставляют счета по всем размещения за период по клиенту. А это может ыть десятки или даже проектных работ.

Система АУРА.3 содержит специальные инструменты, которые позволяют указать период, подрядчика и клиента – и система сама создаст сложную Ф3, которая будет содержать ссылки на все работы за период по подрядчику и клиенту.

 Есть ли возможность вести дополнительные начисления по проектам? Всякие агентские комиссии, премии клиентам или премии от подрядчиков?

Все возможные дополнительные начисления системой АУРА.3 поддерживаются. Это может быть:

• различные премии от подрядчиков за размещенные объемы;
• ретробонусы, которые выплачиваются подрядчиками и возмещаются клиентам
• премии, которые платит клиент при достижении определенных параметров рекламной компании
• агентские комиссии различных видов.

При этом система АУРА.3 позволяет настроить систему коэффициентов для автоматического расчета этих дополнительных начисления.

После настройки коэффициентов можно просто создать документ и нажать на кнопку «Заполнить» - и система сама проанализирует обороты за период и на основании коэффициентов заполнит нужные доп. начисления.